Control de gastos de viaje

Cómo ahorrar en tus gastos de viajes de empresa

¿Cuántas veces has tenido que guardar todos los tickets que recibes tras cada compra que haces o servicio que contratas en tus viajes de empresa?

Cada vez son más las personas que utilizan recordatorios de papel o a través del móvil para no tener que acumular tickets y tickets en la carteras o bolsos, que, con el paso de los días, terminan por deteriorarse y no conseguimos recordar ni el día, ni lo que compramos en ese momento. En este punto es donde se hace crucial el uso de la tecnología la cual pone fin a este problema tan cotidiano que surge tanto en particulares como en empresas de todo tipo.

Con esta incorporación tecnológica de la que hablamos, en los últimos años se han creado muchas plataformas para móvil u ordenador que, de manera prácticamente instantánea, se adelantan en todos los sentidos a esa forma tan ambigua de almacenar tickets.

Incovenientes de almacenar tickets

Esos empleados que tienen un viaje de empresa y tienen que dar parte a su compañía de todos los gastos que han estado realizando durante una estancia de un par de noches se pueden ver en un gran problema, ya que tienen que almacenar todos los tickets para dar parte a su empresa y en la mayoría de ocasiones, ordenar, justificar y solicitar aprobación de dichos gastos supone emplear un tiempo extra considerable.

A su vez, el riesgo de perder los tickets siempre estará ahí, lo que supondrá una pérdida económica para la empresa en el caso de que no encontremos dichos documentos.

Con una herramienta tan sencilla que digitaliza todos los tickets de una manera rápida y fácil, se consigue que el empleado y la empresa se sientan seguros mediante la recopilación de todos los gastos y así también el ahorro de los costes en una pantalla.

Ventajas de digitalizar los gastos de viajes

Estas innovaciones ofrecen una gran diversidad de ventajas:

  • Agilizan los desplazamientos y viajes de los empleados, incluso de forma anticipada, lo que elimina la probabilidad de incurrir en un posible fraude.
  •  Controlar los gastos a través de la aplicación en tiempo real: a través de la aplicación podemos ver todos los gastos que tiene el empleado en cualquier momento.
  • Se adapta a la deslocalización de empresas: al no requerir de un espacio físico para acceder al documento, se adecúa perfectamente a la deslocalización de empresas.
  • Es fácil de utilizar para cualquier usuario: es una herramienta sencilla que no requiere de conocimientos previos para manejarla.
  • Categorizar todos los gastos: todos los gastos se almacenan de forma automática en la aplicación. De esta manera, conseguimos digitalizar procesos del departamento financiero.
  • Poseen una garantía, ya que están homologadas por grandes instituciones financieras españolas.
  • Pueden ser utilizadas por PYMES, autónomos, asesorías, empleados u otro tipo de entidad.
  • Ahorro de papel.

Gracias a esto, la gestión de los gastos profesionales deja de ser un problema para convertirse en una fuente de recuperación de gastos, a lo que se le suma un valor añadido a la empresa que los empleados pueden comprobar gracias a su integración completa con la empresa usuaria.

Por todas estas razones, últimamente son más empresas las que se dedican a este sector de gastos en los viajes profesionales que buscan conseguir la máxima eficiencia para asesorar a cada una de las demás empresas, y, dependiendo de las necesidades de cada una, las diferentes plataformas son las que aportan muchas ventajas en estos viajes de empresas.

Herramienta para el control de gastos

Una App como okticket permite gestionar y controlar tus gastos profesionales desde tu móvil sin papeles ni errores, optimizando el tiempo. A través de una simple foto podemos capturar tickets y facturas, y almacenarlos en la nube para utilizarlos en cualquier momento.

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