Cada mes los viajes corporativos que tienen las empresas generan a los líderes financieros y a su equipo grandes dolores de cabeza y estrés, puesto que tienen que lidiar con multitud de facturas por las reservas de alojamiento y transporte de todos los viajeros de una compañía que viajan por negocios, siendo complicado a veces la obtención de algunas de estas facturas por los viajes.
La información de estos viajes y los reportes suelen ser caóticos, además de obtener todos los recibos y facturas de los distintos gastos de representación como puedan ser, comidas, taxi… de todos los viajeros resulta una tarea tediosa de contabilizar.
Para Pymes, grandes empresas y multinacionales suponen multiplicar esa gran cantidad de facturas de viajes corporativos y gastos de representación, siendo estas y otras tareas manuales del departamento muy largas en el tiempo, que acaban costando mucho dinero a las empresas.
Los líderes financieros actualmente tienen como misión llevar a la empresa hacia el éxito, no solo desde el punto de vista presupuestario, sino también estratégico, siendo encargados de la gestión y control de datos para analizarlos y mejorarlos, reduciendo gastos.
Para lograr estas mejoras en los procesos y protocolos financieros de una empresa, el departamento se ha aliado con la tecnología, logrando así no perder demasiado tiempo en generar datos, puesto que con la automatización de los procesos se consigue una mayor productividad, ahorro de tiempo y dinero.
Esta automatización en los viajes de empresa se consigue entre otras con las plataformas de gestión de reservas de viajes corporativos como es Vyootrip, con su TRM (travel relationship manager) ofreciendo toda la información necesaria de forma sencilla para ayudar a tomar decisiones que ahorren costes. Además ayuda al departamento financiero a realizar un análisis presupuestario en cuanto a viajes de la compañía mucho más rápido y ágil, teniendo el control de los gastos de viaje y obteniendo todos los datos necesarios para optimizar los gastos de viajes en informes en tiempo real.
Consiguiendo agilizar los procesos, reemplazando los informes de gastos manuales y las bases de datos internas con la digitalización, será más sencillo obtener los informes en tiempo real de como están viajando los empleados de una empresa, obteniendo así un mayor control del gasto del presupuesto destinado a viajar, además de ayudar de forma más sencilla a tomar decisiones que ahorren costes. De esta forma, reducimos el tiempo dedicado a procesar y analizar los gastos, además de obtener una única factura mensual por el total de reservas realizadas cada mes.
El avance hacia la digitalización a través de software de gestión es la única manera de continuar en el mercado más inestable de los últimos tiempos. Los responsables del departamento de finanzas pueden contar con un entorno de gestión colaborativo e informativo en tiempo real.
Autora: Rosa Molina Chica
