El cómo organizar un viaje de negocios para tu jefe es un verdadero reto. Ya que cada viaje es único. Sin embargo, hay algunos puntos y normas comunes que deben tenerse en cuenta para que sea siempre un éxito.

Aunque no sepas cómo organizar un viaje de negocios, has llegado al lugar adecuado. Hemos reunido los pasos que debes seguir para gestionar adecuadamente los viajes de negocios de tu jefe.

1. Crear una lista de comprobación de lo que necesitas saber para organizar el viaje

Para llevar a cabo el primer paso, es imprescindible programar un tiempo con tu jefe para que te comunique las necesidades, criterios y preferencias del viaje que vas a organizar.

Hazle las preguntas adecuadas para reunir toda la información necesaria. Para ello, elabora una lista de control que tenga en cuenta todos los aspectos del viaje de negocios. Por supuesto, esta lista de comprobación puede modificarse en función de sus necesidades:

Origen y destino del viaje de negocios
La duración/fechas del viaje
El medio de transporte preferido
Si se reserva una habitación de hotel, ¿se debe incluir el desayuno? ¿Qué nivel de alojamiento debo elegir? ¿Hay alguna petición especial?
¿Necesita reservar un restaurante o varios?
Lista de personas con las que reunirse
Ubicación de las reuniones para buscar un punto de alojamiento adecuado para optimizar los desplazamientos tanto allí como a los orígenes de transporte (estaciones, aeropuertos).
¿Debe reservar lugares específicos para la reunión o reuniones de trabajo?

Es importante consultar la política de viajes de su empresa para ver que presupuesto tiene disponible para cada elemento (alojamiento, transportes, comidas, etc).

Si el viaje es en un país extranjero, recuerda completar esta lista informándote de los requisitos de entrada del país que va a visitar y comprobando la validez del pasaporte de tu jefe.

Si quieres destacar y ofrecer una experiencia más allá de los negocios, propón Bleisure. Intentando personalizar el viaje con una sugerente lista que incluya restaurantes, bares y actividades en el lugar de destino. De este modo, crearás una auténtica experiencia de viaje que, sin duda, encantará a tu jefe.

2. Enumerar todos los documentos y recibos relacionados con el viaje

Te aconsejamos encarecidamente que crees un espacio digital (como un servicio en la nube) o una carpeta en la que enumerarás todos los recibos y documentos que tu jefe necesitará para el viaje. De este modo, le resultará más fácil ver con claridad, organizarse y no olvidar nada.

En este archivo puedes adjuntar:

Billetes de tren o de avión
Reservas de alojamiento
Una lista de direcciones
Un programa completo de la estancia: horarios de salida/llegada, misiones, citas, etc.
Fotocopias de los documentos de identidad
El visado si es necesario
Pase sanitario si es necesario

Los materiales de presentación u otros documentos relevantes para el propósito del viaje, la reunión o la conferencia deben colocarse en una carpeta separada.

Como el inglés es la lengua de comunicación más común, es mejor tener la documentación en inglés si nos reunimos en otros países con diferentes idiomas. Y si requieren de un intérprete o traductor, sería adecuado encargarles la traducción de estos documentos para entregárselos a las personas con las que vayamos a hacer negocios. Ya que esto causara muy buena impresión y denotara un esfuerzo por su parte al facilitarles las cosas.

Recuerda también que se debe conservar los recibos de los pagos relacionados con el viaje. Estos informes de gastos pueden almacenarse en esta carpeta o en la nube.

3. Realiza todas las reservas

Si quieres aprovecharte de mejores precios, y de no tener problemas de disponibilidad en los hoteles y restaurantes más adecuados deja cerrada todas las reservas con la máxima antelación posible. Recuerda dejar cerrado transporte (avión, tren, coches, etc), alojamientos, restaurantes, salas de reuniones (si es necesario), actividades complementarias, etc.

Organiza y colocalas en las carpetas creadas en el paso anterior.

Estate atento, cuando se acerquen las fechas, a los chekin online, y todas las tareas administrativas que deben quedar cerradas los días previos.

4. Feedback para optimizar próximos viajes

Cuando tu jefe regrese puedes reunirte con él para preguntarle acerca de lo que le gustaría mantener o cambiar en sus próximos viajes de negocios. Hacer esta tarea mejorará tu trabajo, así como la calidad de la experiencia de tu jefe como viajero de negocios.

Si tienes que organizar los viajes de negocios de tu jefe con regularidad, identificar las áreas de mejora le permitirá ajustar su organización y ahorrar tiempo para futuros viajes de negocios.

Ahora que conoces la lista de elementos que debes dominar para completar con éxito esta misión, hazte estas preguntas:

¿El viaje ha sido rentable en términos de gastos y resultados?
¿Con qué frecuencia tiene previsto mi jefe viajar por negocios?
¿No sería mejor recurrir a una agencia de viajes profesional?

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