Muchas de las pequeñas y medianas empresas utilizan una herramienta de reserva como Booking y Expedia a la hora de realizar sus viajes de negocios. Con este método, el control de la facturación es una tarea compleja al tener que extraer facturas de diferentes viajes de entre las distintas fuentes de reserva del mercado.
Además, con la mayoría de ellas no siempre podemos obtener la factura por lo que podemos perder el IVA y, por lo tanto, es un problema.
Al usar una agencia de viajes, la gestión de la reserva se realiza de manera manual, por lo que no tenemos la información en tiempo real de los gastos de viaje y no existe análisis de datos para optimizar la gestión.
Aunque la mayoría de las empresas usan una agencia de viajes, sin embargo, la mayoría de los viajeros de negocios prefieren reservar por sí mismos y continúan usando herramientas como Booking. Esto provoca un incumplimiento de las políticas y un problema en la obtención de datos.
Los viajes de negocios representan el segundo mayor gasto de la empresa, después de las nóminas. Por lo tanto, la importancia de tener un control sobre los datos es cada vez mayor.
Sin datos es imposible optimizar el presupuesto de los viajes en la empresa.
Por qué es tan dificil controlar los gastos de los viajes de negocios
Los viajes de negocios suponen costes variables muy difíciles de predecir. Entran en juego el número de viajeros de la empresa, las diferentes herramientas utilizadas para reservar, los distintos destinos, diferentes precios etc.
Debido a ello, establecer un presupuesto se hace algo complejo para el departamento financiero. El tiempo transcurrido hasta reunir la información correcta de todos los viajes es demasiado y resulta un trabajo costoso.
Lo ideal sería tener la información en tiempo real para tomar decisiones en el momento actual.
La importancia de obtener datos
La mejor manera de tener un control total de los gastos es desglosarlos por diferentes usuarios. Es decir, tener una visibilidad total de lo que se está gastando por cada departamento o proyecto, equipo y persona. Este es el mejor camino para empezar a optimizar los gastos de los viajes de negocios.
Cómo obtenerlos
La manera más fácil y rápida es permitir que la propia herramienta de viajes recoja toda la información necesaria.
Al usar webs de reservas online no tendremos la información que necesitamos para optimizar nuestro presupuesto. Igualmente, al trabajar con una agencia de viajes, no obtendremos la totalidad de la información desglosada, a lo que hay que sumar el número de llamadas y emails para solicitar esa información.
Por ello, para conseguir un ahorro de tiempo y dinero debemos utilizar una plataforma de reservas destinadas a las empresas, capaces de generar toda la información en tiempo en real.
Con ello deberías poder obtener toda la información de manera automatizada y desglosada por los criterios que elijas:
- Gastos por departamento.
- Gastos por viajero.
- Gastos por viaje o proyecto.
- Gastos por tipo de servicio (alojamiento, trenes, vuelos, etc.).
- Gastos según el periodo de tiempo (mensual, trimestral, anual).
Por ejemplo, veamos la utilidad de los datos. Imagina que en tu empresa existe una política de viajes que regula el gasto. Sin embargo, algunos viajeros no la tienen cuenta a la hora de reservar. Cuando revisas los datos, descubres que un 40% de los reservas realizadas se encuentran fuera de la política de viajes.
Por lo tanto, gracias a los datos, puedes tomar decisiones para hacer cumplir los límites de gasto, como implementar una herramienta de viajes que solo permita reservar en aquellos alojamientos que se encuentren dentro de la política.
Herramienta para controlar los gastos de viajes
En resumen, la recogida de los datos es esencial para tomar las mejores decisiones durantelos viajes de negocios.
Con Vyootrip puedes obtener toda la información necesaria sobre cuánto está gastando cada uno de los viajeros de la empresa.
Además, para obtener un visión total y controlada del gasto, puedes usar Okticket con el fin de tener agrupados en la nube todos los gastos ocurridos durante tus viajes de negocios.
De esta forma, podemos optimizar mes a mes el gasto en cada una de las áreas de la empresa. Al fin y al cabo, para saber si algo funciona necesitamos métricas que nos ayuden a tener una referencia sobre lo que queremos mejorar.
