Que llevar a un viaje de trabajo

Para los negocios es importante organizarse. Por eso, saber que llevar a un viaje de trabajo, es un punto fundamental para los profesionales que se embarcan en ellos para que no surja ningún perjuicio debido a que hayamos olvidado cosas fundamentales que debíamos llevar.

La preparación de un viaje de negocios requiere una verdadera organización y no deja mucho margen para la improvisación. En pocos días, tendrá que concertar una serie de citas, posiblemente cambiar de país, y no puede permitirse dejar nada al azar. He aquí algunos consejos para ayudarle sabiendo que debe llevar a un viaje de trabajo y que tiene que tener en cuenta.

Trámites administrativos

En primer lugar, es aconsejable elaborar una lista de control de todo lo que hay que hacer antes de la fecha de salida. En cuanto haya confirmado las fechas de su estancia, podrá ocuparse de la parte administrativa del viaje.

Lo primero que hay que comprobar es, por supuesto, el pasaporte. Primero debe asegurarse de que es válido, ya que tardará algún tiempo en conseguir uno nuevo. Algunos destinos exigen que el pasaporte sea válido incluso 6 meses después del regreso, así que téngalo en cuenta cuando busque información.

Una vez que su pasaporte esté listo, es posible que necesite un visado para viajar. Dependiendo de su destino, la duración de su estancia y el tipo de viaje (misiones de negocios), algunos destinos requieren un visado. Cada país tiene sus propias normas, si es gratuito o no, y si se expide inmediatamente a la llegada o hay que hacerlo previamente en la embajada. Le corresponde informarse al menos dos meses antes de la salida, para estar preparado ante cualquier eventualidad.

Preparándose

Al viajar por negocios, no debe olvidar que está representando a su empresa. Por tanto, la vestimenta es un aspecto que no debe descuidarse. Elige ropa oscura y sin arrugas. No doble la ropa, mejor enróllela. Cuando llegue al hotel, la mayoría de los hoteles tienen un servicio de limpieza en seco.

Recuerde guardar todas sus reservas en su smartphone o imprimirlas para tenerlas a mano durante su estancia.

Salud

Recuerde también preparar un botiquín de viaje completo y eficaz que le permita tratar cualquier lesión menor durante su estancia. Si viaja a un país lejano, seguro que sufrirá jet lag, lo que puede afectar a su productividad. Por lo que cualquier medicación o remedio que pueda ayudarle a esto debe ser tenida en cuenta.

Hacer la maleta

Cuando nos planteemos que llevar a un viaje de trabajo, incluso antes de hacer el equipaje, pregúntese qué tipo de maleta debe llevar. Para ahorrar tiempo en el aeropuerto y evitar el riesgo de pérdida, puede llevar sólo una maleta de mano. Viajar ligero te permitirá tener mucha más movilidad si tienes que cambiar de alojamiento varias veces. Sin embargo, tenga cuidado, ya que este tipo de equipaje requiere una cuidadosa preparación de sus pertenencias, para que no le confisquen ningún contenido durante la seguridad en el aeropuerto: objetos punzantes, envases de líquidos de gran tamaño, etc.

Si necesita más equipaje, tendrá que llevar una pieza de equipaje de mano y una maleta. En la maleta podrá poner todos tus objetos personales. En el equipaje de mano su ordenador y sus documentos de negocios. Ni que decir tiene que hay que llevar algo de dinero. Es posible que tenga que adelantar gastos, que le serán reembolsados mediante facturas, así que no las pierda.

Ponga una bolsa en el equipaje en la que guarde el billete de avión, los carteros y las tarjetas de visita. Para mayor seguridad, y si es lo suficientemente grande, métala también su maleta, por si se pierde en el avión. Además, no olvide todos los accesorios que necesita para su teléfono, como un cable, una batería de repuesto o un cargador, así como para su ordenador. Acuérdese también de poner tu presentación o los archivos esenciales para la reunión en una memoria USB.

Además de su maleta, su equipaje de mano debe contener todos los documentos importantes que necesita para llevar a cabo su misión profesional, así como objetos de valor como su ordenador o su tableta.

Una vez que haya elegido su equipaje, eche un vistazo a la previsión meteorológica de la ciudad a la que va a ir para preparar la ropa en consecuencia. Si ya tiene un plan, adapte sus trajes a los eventos a los que va a asistir: reuniones, gala, ferias, etc.

Recuerde también informarse sobre la cultura profesional del país, ya que ciertas prendas o colores podrían ofender a sus socios comerciales sin que usted lo sepa. Si se informa de antemano, evitará errores y podrá incluso impresionar a su contacto incorporando algunas costumbres locales. Un buen punto de partida para las negociaciones

Algunos elementos esenciales para el éxito de una misión profesional

Es muy recomendable que lleves fotocopias de tus documentos de identidad, tarjetas de crédito, visados, etc., que guarde en un lugar seguro, o mejor aún, que las escanee y guarde la copia de seguridad en el disco duro de tu portátil o en una plataforma en la nube. Si se lleva un ordenador, es mejor que no contenga información personal (uso estrictamente profesional). De este modo, en caso de robo, la pérdida de sus datos será limitada.

Piense en guardar los documentos de su empresa en diferentes medios de almacenamiento, como su ordenador, un disco duro externo y algunas memorias USB. Es mejor ser precavido ante cualquier eventualidad: fallo de la batería, problemas para abrir el archivo u otros problemas técnicos. Multiplique las posibilidades de éxito haciendo copias de seguridad de tus datos en diferentes soportes. También en el departamento multimedia, no se deje nunca los cargadores y el adaptador de corriente. Sus dos imprescindibles para estar operativo en todo momento. 

Para presentarse adecuadamente ante sus homólogos extranjeros, lleve siempre tarjetas de visita. El ritual de intercambiar tarjetas de visita es especialmente importante en algunas partes del mundo, como en Asia. Incluso puede crear tarjetas de visita especialmente para la ocasión, en el idioma local. También puede impresionar a sus clientes llevándoles golosinas con el logotipo de su empresa, o folletos u otros materiales de comunicación que puedan conservar y estudiar después de la reunión.

Ya está listo para partir en una misión profesional. ¡Buen negocio y buen viaje!