Una herramienta de gestión de viajes para empresas es un mecanismo que permite a los usuarios realizar reservas, controlar y analizar todo lo referente a los viajes de negocios. Contiene un paquete de alojamientos, vuelos e incluso transporte que permiten a los viajeros la realización de su viaje, además de una serie de documentos para poder así obtener un control total sobre todo el business travel.
Características claves de un sistema de gestión de viajes:
1. Políticas de viajes.
Es uno de los puntos más importantes de la empresa y de una buena herramienta de gestión. La política de viajes va a designar una serie de criterios que van a personalizar el viaje de cada viajero dentro de la empresa. Algunos de estos criterios son:
- Precios de hoteles
- Coste máximo de tren
- Tarifas de vuelos
Teniendo una correcta política de viajes podremos tener controlado los gastos dentro de los limites asignados. Por lo tanto, es importante disponer de una herramienta que nos facilite esta tarea.
2. Autonomía para el viajero.
Uno de los objetivos principales de adquirir una herramienta o plataforma de gestión de viajes de empresa es liberar a la empresa de tareas que requieren mucho tiempo y son costosas.
La cantidad de emails y confirmaciones que se requieren a la hora de viajar son extremadamente altos.
Por lo tanto, si utilizamos una plataforma de gestión podemos automatizar todo este proceso de manera que el inicio del viaje comience lo antes posible y podamos evitar reservas perdidas y atrasos innecesarios.
3. Informes de gastos de viaje
Otra característica de los sistemas de gestión de viajes son las hojas de gastos. Disponer de la información adecuada sobre todo el coste de los procesos relacionados al viaje es de vital importancia para la compañía.
Para optimizar los viajes es importante tener desglosado todos los tipos de gastos según fecha, duración, departamento, viajero, evento, por ejemplo.
4. Soporte 24 horas sin coste.
La tecnología y la automatización son de gran importancia y es una de las características que define el uso de nuevas herramientas.
Sin embargo, las empresas de hoy en día todavía requieren de un personal humano con el que pueda tener una relación cercana a la hora de contar sus problemas o solicitar algún tipo de ayuda. Todo ello sin que suponga un coste adicional para la empresa.
Disponer de un equipo de asistencia en todo momento resulta de gran interés para las empresas que suelen realizar viajes a menudo debido a que necesitan de alguien que pueda atenderles si le ocurre algún percance durante su viaje de negocios.
5. Única factura.
Los viajes de empresa resultan una gran problemática para el departamento financiero. Esto se debe a que durante un determinado periodo una empresa realiza una cantidad de viajes, en diferentes meses del año, por diferentes empleados dentro de la empresa.
Si el volumen de viajes es importante, esto da lugar a una gran cantidad de facturas con diferentes tipos de gastos que provocan desorden y confusión dentro del departamento.
Si elegimos la herramienta de gestión de viajes de empresa adecuada, podremos unificar todos los tipos de gastos en una única factura. Es decir, tendremos la posibilidad de resumir los gastos de todos los viajes, de todos los viajeros, realizados en un período concreto.
6. Plataforma móvil para viajeros
Parece algo lógico, pero existen numerosas herramientas de gestión las cuales no están adaptadas para el uso del empleado durante el viaje.
Disponer de una aplicación con versión para móvil es algo realmente necesario. Los viajeros deben poder reservar su propio viaje y deben tener la posibilidad de interactuar con la plataforma en el lugar de destino para cualquier tipo de necesidad: soporte 24 horas, reservas, anotaciones de gastos, etc.
Aunque a la empresa puede no parecerle de interés, resulta de gran importancia para los empleados que viajen, ya que ellos sufrirán en primera persona esta experiencia como usuario y por lo tanto, se hace necesario disponer de una versión sencilla y adaptada a todo el personal.
7. Rapidez y facilidad de uso
Como se ha comentado, el tiempo que tardan las empresas en poder definir su viaje de negocios, contando con las reservas de alojamientos, los vuelos, etc. Es excesivo. Con lo cual, si adquirimos una tecnología que nos optimice esta tarea debe ser ágil y acelerar todo este proceso de reserva.
Además, otro problema que pueden contemplar algunas empresas es la adaptación de los usuarios a la nueva herramienta o plataforma de gestión.
Por lo tanto, además del proceso de reserva, la adaptación al uso de la nueva tecnología debe ser fácil para todos los empleados o usuarios que vayan a utilizarla. Una aplicación o plataforma sencilla dará lugar a que todos los procesos relacionados con la planificación del viaje sean más rápidos.
8. Todo en el mismo portal.
Todas las empresas saben (especialmente el departamento encargado de organizar los viajes) que todo el proceso de gestión de un solo viaje resulta muy molesto.
Hay que reservar hotel según políticas… reservar vuelos de ida y vuelta… billetes de tren en el lugar de destino… además de obtener un sinfín de tickets, los cuales debe presentar el viajero.
Si tenemos la oportunidad de tener todo esto en la misma plataforma y por lo tanto, poder gestionar todo el proceso en un mismo portal, podremos ahorrarnos muchos quebraderos de cabeza, además de tiempo.
9. Inventario ilimitado
Si hablamos de gestión de viajes existen requisitos que deben ser básicos para considerar a una plataforma como herramienta útil.
Uno de ellos es el inventario de alojamientos y vuelos. Si un sistema no posee líneas de hoteles a bajo precio puede suponer una pérdida de ahorros para la compañía.
Muchas compañías pueden tener en sus políticas de viaje la norma de optar por ahorrar lo máximo posible en sus viajes de negocios, por lo tanto, sería conveniente que el sistema tuviera a disposición este tipo de alojamientos.
Además, sería contraproducente contratar una herramienta con inventario de hoteles y vuelos limitados, pues no tendríamos acceso a viajar a diferentes zonas del mundo.
10. Sin compromiso de permanencia
Cualquier sistema de viajes debería permitir al usuario o empresa poder rescindir el contrato sin ningún tipo de problemas.
Cuando se va a contratar este tipo de servicios es recomendable probar sus funciones a través de demostraciones gratuitas.
Esta herramienta va a suponer un gran cambio positivo para la empresa y sus empleados a la hora de hacer viajes. No obstante, se debe analizar los beneficios que puede reportar y ver si este servicio se adapta realmente a todo el equipo.
