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5 ventajas de automatizar la gestión de los viajes de empresa

Gestionar los viajes de empresa es una tarea complicada, la cual requiere mucho tiempo y esfuerzo. Algunas de estas tareas consisten en la reserva de hoteles, búsqueda de transporte hacia el lugar de destino y en definitiva, llevar un control de gastos del viaje.

Todas estas tareas destinadas a la gestión de los viajes de empresa se suelen llevar a cabo a través de una persona la cual representa la figura del “travel manager”, ya que es la encargada de organizar todo el proceso del viaje de trabajo.

Algunas tareas de las comentadas anteriormente deben adecuarse a las políticas de empresa, por lo que todo el proceso hasta ser validada la operación requiere bastante tiempo. El número de emails que se realizan en ese momento entre el viajero y el administrador de viajes o “travel manager” son demasiados.

viajes de empresa

Además, otro aspecto a tener en cuenta a posteriori sería el control de los gastos de viaje, el cual se convierte en una tarea complicada si tenemos que gestionar las diferentes facturas de todos los viajeros en cada viaje.

Por lo tanto, todo este tiempo lo podríamos optimizar si damos el siguiente paso: automatizar la gestión de los viajes de empresa. Vamos a comentar algunas de las ventajas que conseguimos con ello.

1. Ahorro de recursos

Todos los procesos para llevar a cabo la gestión de los viajes corporativos de una empresa resultan costosos, ya que requieren de diferentes tareas que nos ocupan gran parte del tiempo.

Para el personal de RR.HH. de la empresa estas tareas conllevan mucho tiempo para gestionarlas. La elaboración de hojas de gastos es una tarea muy común en todas las empresas, las cuales son necesarias para llevar un control sobre todos los posibles gastos del empleado desde que inicia su viaje.

ahorrar en viajes de empresa

Si trabajas con una plataforma/app que automatice todo esto, los viajeros de tu empresa sólo tendrán que seleccionar el destino y el hotel que más le interese dentro de las posibilidades de la empresa, ya que estos estarán dentro de las políticas internas.

2. Control de gastos de viaje

A la hora de contabilizar los gastos de los viajes de empresa existe cierto desconcierto debido a la cantidad de gastos y facturas que se realizan durante todo el año.

Muchas de las empresas que realizan viajes corporativos suelen utilizar tablas de Excel u otros programas, los cuales suponen un trabajo más manual, que a su vez se traduce en un mayor tiempo dedicado a esa tarea.

Sin embargo, una de las mayores ventajas de automatizar esta gestión es que todos los administradores tendrán la posibilidad de disponer de informes automatizados generados automáticamente en tiempo real.

La cantidad de facturas producidas por los viajeros quedarán reducidas a una sola, con el objetivo de ahorrar tiempo en este proceso.

3. Minimizar errores en la gestión

Como se ha comentado, la gestión de los viajes de empresa requiere de varios procesos, los cuales suelen estar controlados por un equipo humano.

Esto suele conducir a diversos tipos de errores que provocan un retraso de tiempo y un aumento en costes para la empresa.

Si automatizamos conseguimos reducir el numero de procesos hasta completar la gestión del viaje de empresa. De esta manera, al reducir el numero de trámites conseguiremos disminuir la cantidad de errores que podamos cometer.

Por lo tanto, al estar todo automatizado a través de una plataforma, las posibilidades de error en la gestión de tus viajes de empresa quedan reducidos al mínimo.

4. Política de viajes

Uno de los mayores problemas o contratiempos a la hora de gestionar un viaje de empresa es la aprobación de la política de viajes.

La política de viajes es la base sobre la que se desarrolla el viaje de empresa. Es la norma que define cuánto presupuesto se destina al viaje, qué tipo de hotel es el adecuado, etc.

El objetivo de establecer una política de viajes es regular todos los procesos relacionados con la gestión de viajes de empresa, garantizando un control sobre la actividad del viajero.

Por ejemplo, si un viajero quiere realizar una reserva en un alojamiento, debe solicitar una aprobación a su superior, de modo que dicha reserva quede autorizada antes de que el empleado inicie su viaje.

Además, la empresa tiene establecido una serie de políticas para el tipo de alojamiento, el pago de dietas, etc., con lo cual el viajero deberá tenerlas en cuenta a la hora de planificar su viaje de empresa.

En base a esto, otro problema que suele surgirles a los administradores o supervisores de los viajes de negocios es el fraude interno. Algunas prácticas comunes son facturas cuyos importes no se corresponden con los límites fijados, gastos no pertenecientes al trabajo, etc.

Todo ello conlleva una pérdida de tiempo innecesario y un coste económico que podríamos optimizar si tuviéramos una herramienta adecuada para ello.

5. Mayor autonomía al viajero

Para el viajero, todo este proceso de aprobación resulta pesado y molesto, ya que requiere de varios trámites y tiempos de espera que podría ahorrarse.

Automatizando la gestión del viaje de empresa, todo será más sencillo y rápido para el empleado, pues sólo tendrá que elegir su destino y su alojamiento desde un mismo portal.

viajero de negocios

Gracias a esto, se eliminarán los procesos de intermediación entre los administradores y ellos para poder validar su viaje, ya que desde el mismo portal tendrá integrada todas las políticas de viajes de la empresa, lo cual le permitirá una mayor libertad.

De esta manera, en el momento que el viajero vea una oferta de hotel apetecible, podrá cogerlo inmediatamente desde su smartphone, eliminando la posibilidad de perder esa oferta mientras pide autorización.

CÓMO AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE LOS VIAJES DE EMPRESA

De esta manera, utilizar una plataforma de gestión de viajes de empresa como VYOO te ayudará optimizar tus recursos dentro de la misma, evitando todos los posibles fraudes internos y ayudando a tomar mejores estrategias, gracias a una mejor contabilidad de costes.

Con esta herramienta podemos definir las políticas de viaje de nuestra empresa e implementarlas en todo el equipo a través de una plataforma, de modo que cuando el viajero se disponga a iniciar su viaje, tendrá integrado todas estas políticas internas y tendrá total libertad para definir su viaje desde su smartphone, sin necesidad de solicitar un permiso al supervisor del viaje.

En resumen, automatizar la gestión de los viajes de empresa resulta clave en la optimización de los procesos internos. Supone una mayor eficiencia en los recursos y sobre todo, generar una ventaja respecto a la competencia.

Autor

VyooTrip

VyooTrip es una plataforma de gestión de reservas y viajes para empresas que usa tecnología como la Inteligencia Artificial para facilitar el proceso de gestión y reservas de alojamiento y vuelos para empresas.

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