La organización de los viajes de empresa es una tarea compleja para aquellas empresas que suelen realizar este tipo de actividad. Y más aún para las personas encargadas de gestionar todo ello.
Por ello, disponer de una política de viajes de empresa puede ayudar a facilitar toda esta gestión.
¿Qué es una política de viajes?
Una política de viajes de empresa es un conjunto de reglas que regulan, controlan y optimizan los viajes de negocios, de manera que facilita la gestión de esta tarea a la compañía o al office manager.
Este documento es de tremenda importancia debido a que incide en el tiempo y coste de la empresa, principalmente. Por lo tanto, disponer de una política adaptada es necesario si queremos tener un mejor control de los gastos referentes a los viajes en la empresa.
Además, aportará una mayor autonomía y tranquilidad para los empleados o viajeros, ya que tendrán un mayor control sobre sus acciones y no tendrán dudas sobre qué pueden o no hacer.
Sin embargo, muchísimas empresas no tienen preparado este tipo de documento cuando se disponen a hacer un viaje y, por lo tanto, actúan sobre la marcha, sin ningún tipo de control.
Desgraciadamente, no existe una política general para todas las compañías. Esto se debe a que cada una dispone de diferentes recursos. Por lo que es necesario disponer de una política adaptada a la compañía.
Posibles problemas con una política de viajes de empresa
Uno de los grandes problemas que pueden suceder es que los viajeros reserven fuera de los límites de la política, lo que implicaría un aumento de los costes a la empresa.
Además, esto podría suponer un descontento por parte de los empleados, debido a su mala experiencia, lo que a su vez podría mermar su desempeño en la compañía o a la hora de hacer reuniones importantes.
Cuando nos disponemos a crear una política de viajes corporativos es importante que sea sencilla y adaptada para los empleados. Todo ello ligado al objetivo de control de gastos de la empresa.
Una buena forma de crear una política adaptada es entender bien las necesidades actuales de la empresa. Recopilar datos e información sobre los viajeros es importante para redactar una buena política de viajes: cómo hacen las reservas, en qué clase vuelan, etc.
Todo ello puede ayudar a estudiar y comprender las preferencias de los viajeros para así poder redactar una política de viajes para empresa adaptada a los empleados y que esté optimiza en costes.
Hoy en día, los empleados desean mas flexibilidad a la hora de viajar, por lo que es aconsejable hablar con ellos sobre diferentes opciones o acordar posibles acuerdos que les favorezcan.
Cómo elaborar una política de viajes:
Protocolos de aprobación
Con el fin de evitar gastos, deberíamos implementar un protocolo a la hora de realizar viajes. Esto es, un proceso de aprobación en el que el viajero solicita una reserva a un empleado de la empresa, generalmente un superior o persona encargada de los viajes, justificando el motivo del viaje con los detalles de la reserva.
Luego, el supervisor o la persona encargada de gestionar esta tarea daré el permiso o aprobación de la reserva para el viaje.
Aunque esté proceso es efectivo, nos hace perder demasiado tiempo en una tarea que podríamos automatizar si contamos con una herramienta de gestión de viajes para empresas.
Método de reserva
Otro factor a tener en cuenta es el método o portal para hacer las reservas, explicando cómo es el proceso de funcionamiento a través de ello.
Aspectos como el tiempo de antelación con el que realizar las reservas es recomendable dejarlo estipulado para optimizar el tiempo y costes de tarifas.
Además, es probable que durante el viaje un empleado pueda tener una emergencia, sea del tipo que sea.
Por lo cual, es importante establecer un protocolo en la formación de los empleados el cual ayude a los viajeros a saber cómo actuar en caso de emergencia.
Proveedores
Hay situaciones en las que las compañías poseen una serie de acuerdos con diferentes proveedores como aerolíneas y hoteles con el fin de obtener descuentos en sus viajes.
Esto puede llegar a establecer una clara ventaja competitiva respecto a las demás compañías, ya que estamos reduciendo nuestros costes a largo plazo.
Por lo cual, hay que destacar la importancia de estos tipos de acuerdos con proveedores para optimizar costes.
Opciones de Transporte
Otra tarea importante a la hora de establecer el procedimiento de viaje es la tarifa o cuantía de gasto a la que el empleado puede gastar en transporte. Es decir, podemos establecer un límite según el cargo, donde fijemos un límite superior para directos, de modo que puedan optar a clases business en vuelos y trenes.
También podemos añadir si diversos servicios adicionales como facturación de maletas, comidas en el avión, etc., pueden ir incluidos o no.
Además, deberemos especificar el tipo de transporte el cual podrá optar el viajero en el lugar de destino. Por ejemplo, si tiene la opción de viajar en taxi, alquilar coche para moverse libremente por la ciudad, o por el contrario usar solo transporte público.
Alojamiento
Al igual que el tipo de transporte, es conveniente realizar un filtro de servicios que los empleados puedan utilizar según precio, destino, cargo en la empresa, etc.
Una opción es establecer si nuestros empleados pueden escoger entre diferentes tipos de alojamientos como habitaciones de hotel y apartamentos.
Además, una vez escogido alojamiento, decidir si los viajeros pueden optar a servicios adicionales como parking, wifi o desayuno, por ejemplo.
Filtrar el tipo de transporte y alojamiento en función del tipo de empleado es vital para conseguir una buena optimización del ahorro.
Método de pago
Todos los servicios adicionales que el viajero pueda consumir deben ir detallados claramente en nuestro procedimiento de viajes corporativos.
Por lo tanto, la política de gastos de viaje debe detallar también cómo se pagarán este tipo de servicios. Si existe una tarjeta de empresa la cual el empleado puede usar, si el empleado debe usar su propia tarjeta para luego la empresa abonarle esos gastos, etc.
Es muy importante establecer un método de pago claro, de forma que evite confusiones a viajero y empresa.
Una vez planteado todos los requisitos que debe tener nuestra política de viajes de empresa, vamos a resumir los grandes beneficios que nuestra compañía va a percibir gracias a la regulación de este documento.
Objetivos de una política de viajes
1. AHORRO DINERO
Es obvio que el ahorro en costes es una tarea primordial para toda empresa que opere de forma activa. Por lo tanto, una buena gestión de los viajes corporativos es fundamental para empezar a conseguir esto.
Como hemos comentado, disponer ciertas tarifas con proveedores dará lugar a viajes más baratos, que a largo plazo producirá un ahorro considerable.
Uno de los grandes problemas de muchas compañías sucede en el periodo de aprobación de reservas. Desde que un viajero solicita un hotel hasta que se le concede ocurre un periodo de tiempo excesivo.
Y a pesar de hacernos perder tiempo, nos hace perder dinero, pues en ese transcurso de tiempo los precios de las habitaciones de hotel o los vuelos pueden aumentar, lo que nos lleva a un aumento del coste del viaje.
La clave está en estudiar bien las practicas de nuestra empresa respecto a los viajes y ser lo más eficiente posible a la hora de establecer nuestra política de viajes y gastos
2. MAYOR CONTROL Y SEGURIDAD
Durante un viaje de negocios es normal que ocurran diversas situaciones no esperadas. Perdidas de vuelo, maletas, cancelaciones de reservas, etc.
Estas incidencias desembocan en estrés para el viajero y más problemas para la compañía.
Como se ha comentado previamente, la importancia de poseer un protocolo de acción para casos de urgencia se hace cuanto menos importante.
Por lo tanto, es otro motivo de peso para disponer de una buena política de viajes que especifique al viajero cómo debe actuar en ciertos casos y dé soluciones a sus problemas.
A veces, no poseer una política estipulada puede causar despistes entre los viajeros, que a su vez, da lugar a excesivos gastos debido a la no regulación de estos, como hemos podido ver.
El problema sucede cuando estos gastos excesivos provienen de un viajero que ha hecho un uso indebido de la tarjeta de empresa. Algunas empresas se encuentran con tiques dudosos, importes superiores al estipulado, facturas con fechas que no corresponden, etc.
Si no tenemos un cierto control sobre nuestro procedimiento de gastos de viaje, este tipo de sucesos se pueden volver en nuestra contra.
3. AHORRO TIEMPO
Esta es quizás la ventaja más importante de disponer una correcta política de viajes de empresa. Al fin y al cabo, el tiempo es dinero.
Debemos establecer en nuestra política de viajes todos aquellos pasos que nuestros empleados deben seguir para poder realizar reservas de alojamientos en sus viajes
Es cierto que establecer un protocolo es algo necesario y efectivo, pero no eficiente del todo. Otra opción dispone sería contar con una herramienta o plataforma de gestión de viajes para empresas como VyooTrip.
Con VyooTrip tendremos integrada la política de viajes en la plataforma. De esta manera, cada viajero puede organizar su viaje de forma autónoma, sin necesidad de autorizaciones. Por lo que conseguiremos un ahorro de tiempo considerable y una experiencia sobresaliente para el viajero
Además, gracias a la integración de la política en la plataforma, el control de gastos y facturas quedará siempre regulado, de forma que evitaremos posibles fraudes en cualquier viaje.
Todo son importantes ventajas, aunque no podemos olvidar una y que a veces no le damos la suficiente importancia: la asistencia durante el viaje.
El viajero estará asistido 24h durante su viaje para atender sus necesidades o cualquier incidencia de las que hemos comentado.
Por lo cual, si conseguimos regular todo debidamente conseguiremos optimizar bien las tareas en la gestión de viajes y, por lo tanto, ahorraremos tiempo.
