En teoría, una buena gestión de viajes para empresas es una ventaja en toda regla. ¿Qué compañía no querría saber a dónde viajan sus empleados, cuánto gastan en hoteles, alquiler de coches y vuelos, y si puede negociar mejores tarifas?
Sin embargo, se tiende a pensar que integrar un programa de gestión de viajes comienza a tener sentido sólo para aquellas empresas con gastos de viajes significativos.
Ahora la aparición de nuevas herramientas y programas están desafiando esta postura. Tanto es así que aquellas agencias de viajes que tradicionalmente se han centrado en las grandes empresas están tratando de ampliar su atractivo a las pequeñas y medianas empresas.
Cuándo implementar una herramienta de gestión de viajes de empresa
Según algunos profesionales del sector, se decía que un millón de dólares en gastos aéreos es la base para implementar un gestor profesional en los viajes de empresa, principalmente porque se consideraba que era el nivel en el que las compañías podían comenzar a negociar descuentos significativos en las tarifas aéreas. También se consideró como el nivel en el que ahorro de costes podría proporcionar el retorno de la inversión para invertir recursos y herramientas para la gestión de viajes.
La realidad es que las compañías no tienen que esperar hasta que sean tan grandes para poder administrar sus viajes. De hecho, es lo ideal, aunque también es cierto que hay que tener un cierto volumen de reservas. Se debe tener a alguien que administre esta tarea y la mayoría del tiempo hay demasiadas cosas en marcha como para dedicarse a esta labor.
Por lo tanto, cuando el CEO de la compañía no puede mirar cada ticket de viaje, es cuando se empieza a necesitar a alguien que administre toda la gestión. Además, en torno a los 150 empleados es donde los propietarios se dan cuenta que pierden el control de cómo están trabajando sus empleados día a día y si la cultura de la compañía está adaptándose a los viajes de empresa.
Hoy en día la gestión de viajes corporativos ocurre en compañías muchos más pequeñas si los comparamos con empresas de hace más de 10 años.
Las PYMEs entienden que hay un valor en tener un programa administrado para temas de control de gastos, duty of care, etc., y cada vez se vuelve más necesario. Además, los ahorros no siempre son tan fáciles de conseguir, por lo que es importante asociarse con el gestor de viajes adecuado.
Por lo tanto, si una compañía comienza a tener viajeros de manera frecuente debería plantearse la opción de incorporar una herramienta que ayude a gestionar los viajes de empresa.
Gestor de viajes o travel manager
Cuando una compañía alcanza unos gastos elevados (millones de euros) relacionados con las reservas de vuelos es cuando podemos decir que hace falta un gestor de viajes a tiempo completo. Sin embargo, es una idea errónea pensar que las pequeñas y medianas empresas necesitan contratar a gestores de viajes a jornada completa para administrar sus viajes. Y es que muchas personas con el título de “travel manager” en realidad pasan sólo una parte de su tiempo centrado en los viajes, incluso en las grandes compañías.
Se pueden hacer grandes cosas sin la necesidad de tener a un gestor las 24 horas disponible, especialmente cuando se emplean las nuevas herramientas de gestión de viajes para empresas, las cuales automatizan todo el proceso de gestión y en las que los precios están adaptados a las pequeñas y medianas empresas, especialmente ahora que los programas de incentivos de muchos hoteles y aerolíneas no requieren de unos gastos mínimos elevados.
Además, estas nuevas herramientas están surgiendo para fusionar la política de viajes corporativos con una experiencia de reserva más cercana a la de los viajes de ocio.
La inversión en gestión de viajes para empresas puede que no se recupere sola a corto plazo, pero a medida que la empresa crece se hará necesario tener estos sistemas de gestión para obtener mayores descuentos.
Además, las compañías acumulan otros ahorros, al asociarse con herramientas de gestión de viajes, reduciendo las tarifas y los costes de proceso a través del uso de reservas en línea y herramientas de gastos.
De hecho, el acceso a tarifas con descuento es sólo un aspecto de la gestión de viajes, que también incluye funciones de atención, seguimiento de gastos, presentación de informes, y asistencia durante los viajes para los viajeros corporativos.
En definitiva, los ahorros relativamente marginales que las empresas obtienen de la gestión de viajes pueden proporcionar el retorno de la inversión que las PYME buscan en los viajes gestionados.
Eficiencia y facilidad de implementación
Unas de las grandes ventajas de utilizar este tipo de herramientas es la rapidez de implementación que tiene dentro de la compañía. En pocos días el funcionamiento de la herramienta está en marcha y todos los usuarios pueden empezar a usarla en cuestión de muy poco tiempo, sin necesidad de una alta capacitación.
La eficiencia es otro término que afecta a los sistemas de administración de viajes. Pues una de las tareas que más tiempo requieren son los informes de gastos, los cuales hay que presentar siempre que se realice un viaje.
Por lo tanto, reducir el tiempo dedicado a esta tarea es de gran importancia, ya que es un factor que muy pocas compañías dedican a optimizar y que con una buena herramienta de gestión podríamos solucionar con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa.
Además, la experiencia de usuario es un factor clave a la hora de implementar un tipo de herramienta de gestión de viajes en manos de pequeñas empresas, las cuales son vulnerables a la perdida de empleados clave. Por lo tanto, la empresa debería centrarse en hacer que los viajes de negocios fueran los más sencillos posibles, y evitar todo tipo de estrés cada vez que un viajero solicita un viaje.
Disponer de una plataforma sencilla que gestione y solucione todo tipo de problemas es de suma importancia para la retención de empleados clave.
Asistencia del equipo humano
Alguna de las preocupaciones de las empresas o de sus directivos es la sustitución del equipo humano por tecnología maquinaria, incluso cuando esta tecnología facilita la gestión de los viajes tanto para los gestores como para los viajeros. Es cierto que la tecnología facilita toda la gestión, sin embargo, todavía necesitas tener a alguien que lo supervise todo.
Incluso las compañías de tecnología consideran que la disponibilidad de apoyo humano para los viajeros es fundamental para su éxito. Es una función que no se reemplaza fácilmente ni siquiera con la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
Por otra parte, la posibilidad de crear relaciones personales también trae beneficios a la empresa en forma de descuentos. Un miembro de la empresa puede ir personalmente a hacer una visita a algún hotel frecuentado por su compañía, y negociar allí mismo posibles descuentos de cara al futuro.
Por lo tanto, complementar una herramienta de gestión de viaje con un personal adecuado para el seguimiento y asistencia de los viajeros es fundamental para ofrecer un servicio de calidad.
