Las dietas por viajes de trabajo son una serie de percepciones económicas extra-salariales de carácter compensatorio, surgidas a través de los viajes profesionales que pueda realizar un trabajador para una empresa.

Cuando se percibe una cuantía dentro del concepto de dietas laborales, se estiman unos gastos de manutención y alojamiento del empleado que son necesarios para que este pueda realizar su actividad profesional sin problemas fuera del centro de trabajo cuando este se encuentra realizando un viaje profesional. En este sentido, el departamento de recursos humanos ha de reflejar correctamente los conceptos de las dietas laborales en las nóminas y abonar las mismas.

Como funcionan las dietas por viajes de trabajo

¿Cuándo deben pagarse las dietas laborales? Entre los conceptos más usuales, nos podemos encontrar los gastos derivados de transporte, alojamiento o comida, que perciben los empleados cuando se encuentran de viaje profesional o fuera de las instalaciones de la empresa. Estos son considerados dietas adicionales al salario. Esta compensación esta regulada mediante el Estatuto General de los Trabajadores, y tiene una serie de condiciones recogidas en el convenio colectivo. Si no es así, del departamento de Recursos Humanos debe tener una normativa interna que permita calcular las dietas laborales y establecer los importes que corresponde a cada situación.

¿Cómo se abonan las dietas de los trabajadores?

Las dietas por viajes de trabajo están recogidas en el artículo 40.6 del Estatuto General de los trabajadores, y en este se menciona en qué circunstancias se habla de movilidad geográfica y cómo deben compensarse los gastos derivados de desplazamientos temporales. Estos son ajustes extra salariales que tienen el objetivo de compensar los gastos relacionados a la manutención y al alojamiento del trabajador durante el periodo temporal asociado al viaje profesional.

Las dietas laborales, también denominadas viáticos, pueden pagarse directa o indirectamente. En el segundo caso, la empresa gestiona las reservas de los vuelos, alojamientos o se encarga de dar un cheque restaurante, o puede abonarse en la nómina del mes siguiente en la parte correspondiente a los devengos, es decir, en las percepciones no salariales.

Cuando el pago es directo implica que el empleado paga primeramente todos los gastos, y posteriormente entrega a la empresa los justificantes de pago de dichas comidas, hoteles y demás gastos. Una vez hecho esto, la empresa abona dicho importe.

Tipos de dietas

Las dietas laborales se pueden agrupar en 3 grupos principales, que forman parte de los derechos de los trabajadores. Siendo estos 3 grupos los conceptos que más se utilizan para hablar de estas compensaciones. Son los siguientes:

Dieta: ocasionadas cuando el empleado necesita comer fuera. Este gasto suele establecerse en el Convenio Colectivo, y usualmente suele oscilar entre 8 y 25 euros para medias dietas y entre 33 y 90 euros para dietas completas.
Alojamiento: si el empleado necesita alojarse en un hotel y pasar la noche fuera por motivos laborales, estos son considerados como gastos de alojamiento que deben compensarse por parte de la empresa.
Transporte o desplazamiento: en esta compensación se añaden los gastos de combustible, los billetes de avión o de tren, taxis, gasto en peajes o parkings, o los gastos del kilometraje o el mantenimiento del vehículo propio.

Los gastos de las dietas pueden quedar exentas de la cotización de la Seguridad Social si los gastos en transporte son públicos y se justifican a través de una factura y otras asignaciones asociadas a los gastos de desplazamiento, manutención y estancia que está previsto para el IRPF.