Las reuniones de trabajo es una parte importante de la organización de viajes de negocios y son una actividad cada vez más frecuentada y necesaria entre los directivos de las empresas. Su finalidad se basa en cerrar posibles acuerdos, colaboraciones y estrechar lazos de relación entre diferentes compañías.
Define los objetivos
Hay que dejar claro que finalidad tiene dicho encuentro que hemos convocado. ¿explicar los servicios de nuestro producto? ¿Conseguir una venta?
Es importante fijar unos objetivos y enfocar la visita a la consecución de los mismos para tener una buena organización de viajes de negocios.
Planifica la visita con antelación
Debes concretar los temas que se van a tratar e informar a todos los asistentes. Para ello puedes realizar una convocatoria en cualquier calendario online para asegurarte de que todos los asistentes confirmen su reunión y explicar brevemente los puntos que se van a abordar.
Intenta ver todos los escenarios posibles que puedan abordarse durante la reunión y prepara algo sobre cada uno de ellos. Esta es quizás la parte más importante de tener una buena organización de viajes de negocios.
Selecciona a las personas que participarán
Las reuniones de trabajo tienen como finalidad cumplir los objetivos establecidos a priori. Por lo cual, debes seleccionar a las personas adecuadas que te acompañarán en la reunión.
A la hora de elaborar tu organización de viajes de negocios es importante que tengas claro cual es las persona con la que te interesa sentarte. Es decir, si queremos vender una idea de negocio o un producto a una compañia o grupo de empresas sería conveniente que te atendiera la persona adecuada o con el suficiente poder para ayudarte a conseguir tu objetivo.
Si en lugar de eso te sientas con otro perfil de persona quizás te estes equivocando a la hora de presentar tu idea, puesto que no será escuchada por la persona adecuada.
Valora el tiempo
El tiempo es un factor clave en las reuniones de trabajo. Tan importante es llegar a la hora prevista como no alargar la visita más de lo agendado.
No hagas esperar a los demás asistentes, ya que eso generará una mala imagen de tí y el comienzo de la reunión no será el deseado.
Además, el tiempo de la conversación es importante no sobrepasarlo. Por ello, sería conveniente que agendes un espacio de tiempo para cada punto de la reunión, de forma que no excedamos el tiempo previsto y no nos salgamos de nuestra organización de viajes de negocios establecido.
El tiempo es algo muy valioso que no debemos desperdiciar. Por lo tanto, cualquier tema que se salga de lo previsto es mejor no desarrollarlo y dejarlo guardado para un reunión futura.
Los demás asistentes tendrán tareas que hacer una vez acabe la reunion, por lo debemos optimizar el tiempo y no salirnos de nuestros puntos.
Organización de viajes de negocios: Durante la reunión
La vestimenta, aunque no es un factor que vaya a decantar su una reunión va a ir bien o mal es un detalle relevante que debes cuidar.
Analiza que tipo de reunión vas a tener. Quizás la reunión pueda ser de tipo informal y no es necesario que vayas en traje, y viceversa. Hay que cuidar los pequeños detalles que también puedan influir en el transcurso de la reunión.
Además del atuendo sería conveniente llevar tu tarjeta de presentación en perfectas condiciones por si las personas con las que te reunes solicitan información sobre tu contacto.
Otros detalles a la hora de tener una buena organización de viajes de negocios aunque de menor importancia sería la posición en la que te sientes durante el transcurso de la reunión. Evita posturas que muestren cansancio, desinterés por algún tema o idea de uno de los asistentes. Procura sentarte recto, pegado al respaldo de la silla y no recostado sobre ella.
Cuidar los gestos también es un detalle que no se suele tener en cuenta pero que transmite más de lo que crees. El movimiento excesivo de las manos, rascarse, o tocarse la nariz pueden ser síntomas de nerviosismo y que pueden transmitirse de manera inconsciente a los demás asistentes.
No te salgas de lo establecido
Como ya hemos comentado, el factor del tiempo es muy importante. Ya no solo en la hora de llegada y salida, sino durante el transcurso de la reunión.
Ten claro cuales era los objetivos que definiste para tu organización de viajes de negocios, antes de realizar la visita y tenlos muy presente a la hora de comenzar la conversación. Es importante enfocarnos en las ideas que teníamos presentes en nuestra mente y exprimirlas al máximo.
Por lo tanto, evita cualquier cambio de temática la cual no te interese abordar, ya que eso producirá que os alejéis del tema que principalmente tú habías propuesto. Eso sí, no hay que ser excesivamente bruscos. Es bueno comentar cualquier tema que los asistentes hayan sacado para así crear un buen clima en la reunión y estrechar lazos.
Otro factor respecto al tiempo son los turnos para hablar. Es conveniente que todos los asistentes eviten hablar a la vez. Respetar los turnos y las ideas de los demás es importante para una buena comunicación y favorecer el ambiente de la reunión.
Resuelve las dudas
Durante la reunión es muy posible que cualquier de los asistentes posean alguna duda sobre el tema que has propuesto. Es importante que dejes claro cual es tu idea e intentes resolver todas las dudas o «luches» contra las objeciones que pueda haber.
Guarda toda la información
Es posible que durante la reunión se aborden bastantes puntos importantes. Todo ello genera una cantidad de información relevante para posibles decisiones futuras.
Por ello, es importante que realices un report de la reunión, dejes constancia de todo lo que se ha comentado, para así poder tener un seguimiento continuo de los temas hablados.
Otro consejo para una buena organización de viajes de negocios es que a la hora de tomar notas e información relevante reflejes todo lo importante en una carpeta en la nube, para así evitar posibles pérdidas de información y todo lo que conlleva.
También te ofrecemos nuestro recurso gratuito, una agenda de viajes de negocios digital donde poder ordenar todos tus apuntes relativos al viaje.
Seguimiento de los puntos tratados
Una vez concluida la reunión es conveniente realizar un seguimiento de todo lo comentado, las decisiones tomadas y poner en práctica aquellas tareas necesarias para la consecución de los objetivos marcados.
Una buena forma de asegurarte la evolución de estas decisiones es elaborar un calendario para así poder cumplir en las fechas acordadas.
