¿Debe el empleado reservar su propio viaje de empresa?

Existe un gran debate cuando hablamos de la gestión de los viajes de empresa: ¿Debería ser la compañía la que se encargue exclusivamente de realizar todo el proceso de reserva de los viajes de sus empleados? En los últimos años la respuesta había sido sí.

Sin embargo, los tiempos están cambiando y hay quien debate esta pregunta. ¿hay alguna forma más optima de realizar esta función?

Muchas empresas coinciden en la dificultad que posee esta tarea y sobre todo, la cantidad de tiempo que requiere su gestión.

Las nuevas generaciones de viajeros de negocios son jóvenes y adaptados a la tecnología, por lo que cada vez más se hace difícil que disfruten de políticas y metodologías de viaje obsoletas y más estrictas.

Por lo tanto, muchas compañías se plantean la posibilidad de delegar estas funciones a sus propios empleados, siendo ellos mismos los que realicen la tarea de reserva de hoteles, vuelos, etc.

Esto puede crear mucha incertidumbre para algunas empresas que piensan que delegar esta gestión puede provocar resultados negativos para la compañía.

Sin embargo, las empresas deben entender la importancia de mantener contentos a sus empleados, por lo que delegar responsabilidades es un síntoma de confianza y por tanto, puede contribuir a un mejor desempeño.

Vamos a comentar algunas ventajas de permitir a los empleados reservar sus propios viajes.

1. Aumenta la satisfacción del empleado

Para el empleado supone un gran problema cada vez que desea solicitar un viaje, ya que odia la idea de tener que pasar por diferentes autorizaciones y tener que detallar absolutamente todo lo que haga manualmente, tratándose de una tarea sencilla que podría hacer de manera independiente. Esto da lugar a errores que pueden desembocar en problemas mucho mayores.

Además, hoy en día los empleados piden más flexibilidad en el trabajo y en su vida, en general. Al viajero de negocios le gusta investigar las mejores ofertas, descubrir el lugar a donde van a viajar y cómo van a hacerlo.

Los viajes de negocios modernos ya no parecen tan estrictos y formales, sino que se están acercando cada vez más a los viajes de ocio o placer. La mayoría de los viajeros hoy en día complementan sus viajes de negocios con actividades de ocio. Quieren descubrir y explorar la ciudad de destino y posibles actividades.

Conceder a los viajeros un rango de fechas flexible con un horario de salida que les permita tener una mayor libertad durante el viaje es un punto clave para su satisfacción, ya que ellos mismos podrán organizar su viaje.

Esto se debe a que la mayoría de los viajes de empresa son estresantes, con horarios fijos, por lo que un número alto de viajes para el empleado puede ser una situación incómoda que pueda afectar a su rendimiento.

2. Empleado encuentra sus mejores opciones

Cuando el empleado solicitaba un hotel, la empresa era la encargada de buscarle el tipo de alojamiento, según el criterio de las políticas de viaje.

Con lo cual, el alojamiento podía no ser acorde al gusto del viajero, ya que no tenía la opción de poder elegirlo por sí mismo.

Además, la gestión tradicional de reserva de viajes de empresa posee una serie de desventajas. Algunas agencias de viajes online no son reembolsables y la atención al cliente no es para personalizada.

También la tecnología usada en el software es algo complicado para los viajeros y se puede convertir en un factor desagradable para la experiencia de reserva.

Sin embargo, con esta nueva idea todo cambia. Al liberar al gestor de viajes de toda esta tarea, permite al viajero elegir su propio hotel dentro de los límites de la política de viajes, de manera que escoja la elección que más se ajuste a sus gustos.

Como la elección del viajero estará dentro de los limites de gasto, la empresa no tendrá que preocuparse en si su empleado está escogiendo una opción superior a lo permitido.

Esto genera un plus en la satisfacción del empleado ya que tiene una mayor libertad a la hora de viajar y siente que la empresa deposita una confianza en él.

3. Automatización de los viajes

Como se ha comentado, el tiempo que requiere la gestión de los viajes es uno de los puntos negativos que reflejan la mayoría de los administradores, pues hace que la persona encargada de su control “pierda” demasiado tiempo en tareas que deberían automatizarse.

El número de emails y permisos que se realizan cada vez que un empleado solicita un viaje es abundante, lo que produce una pérdida de tiempo que provoca que algunas ofertas de hoteles o vuelos puedan escaparse.

También, la tarea de control de gastos es gran dolor de cabeza para muchos trabajadores, pues existen una gran cantidad de facturas referidas a múltiples viajeros en múltiples viajes que dan lugar a pérdidas de tiempo y errores.

Además, si utilizamos una herramienta de gestión de viajes corporativos, tendremos la posibilidad automatizar el proceso de viajes, desde las autorizaciones hasta el control de gastos, además de obtener información sobre cómo viajan y gastan los empleados.

Permitiendo a los trabajadores organizar su propio viaje ahorramos tiempo que podremos dedicar a otras funciones de nuestro departamento. Además, el viajero también dispondrá de más tiempo y tranquilidad durante el transcurso del viaje, ya que no tendrá que estar constantemente pendiente de todos los gastos que se realicen.

4. Plataformas de gestión de viajes para empresas

A la hora de elegir la opción de permitir a los empleados hacer sus propias reservas hay que tener en cuenta una serie de requisitos los cuales delimitarán todos los gastos que el viajero pueda generar en su viaje.

Esto es, el límite de gasto en hotel, transporte en el lugar de destino, dietas, kilometraje, etc. Por lo tanto, todos los gastos que los empleados realicen deben ir ajustado a las políticas de viaje.

Por ello, necesitamos alguna tecnología o herramienta que gestione los gastos de manera automatizada. Una forma sencilla es una plataforma de gestión de viajes para empresas, la cual nos proporcionará autonomía para los viajeros en sus reservas y automatizarán todos los tipos de gastos.

Al principio puede parecer un poco caótico, sin embargo, de esta manera, los empleados pueden reservar sus propios viajes de negocios al igual que lo harían en sus viajes personales, pero siempre de una manera que se ajuste a la política de viajes de su empresa, ahorrando dinero.

Las plataformas de gestión de viajes han llegado para revolucionar el sector y sin duda es una opción que las compañías se plantean cada vez más, debido a su fácil uso y automatismos que genera, liberando a la empresa de gestiones lentas e innecesarias.